Ouvrir et gérer efficacement plusieurs cafés

Pour les propriétaires de cafés, la prochaine étape naturelle après le lancement d’un seul café à succès est d’ouvrir de plus en plus de sites. Si cela est fait correctement, cela peut être un moyen pour les marques d’augmenter leur chiffre d’affaires et de passer d’un établissement unique à une chaîne, avec tous les avantages que cela comporte.

Cependant, le processus d’ouverture et de gestion de plusieurs sites peut être semé d’embûches et de défis, qu’il faut savoir gérer et négocier avec soin. Passer de l’exploitation d’un seul café à plusieurs est un défi.

En fin de compte, il est crucial pour les propriétaires d’entreprises d’établir des systèmes pour gérer plusieurs sites sur une zone plus étendue. La planification est importante. Pour en savoir plus sur ce que les propriétaires de cafés doivent prendre en compte lorsqu’ils se lancent dans cette aventure, j’ai interviewé deux propriétaires de cafés européens. Lisez ce qui suit pour découvrir ce qu’ils m’ont dit.

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Planifier à l’avance

Lors de la mise en place d’un nouveau café, il y a de nombreux facteurs à prendre en compte. Une fois que vous avez obtenu les clés, le démarrage de votre nouvelle succursale peut être une occasion excitante mais aussi stressante.

Avant de le faire, vous devez vous asseoir et établir un plan. En quoi votre nouvelle agence sera-t-elle identique à vos locaux actuels ? Comment sera-t-elle différente ? Il est important de conserver la cohérence de vos sites, mais vous devez également faire en sorte que chacun d’entre eux se distingue.

José de León Guzmán est le propriétaire et exploitant de Kofra à Norwich, en Angleterre. Selon lui, le plan doit consister à penser à long terme et à maintenir l’intérêt des clients.

« Chaque détail de chaque boutique est bien réfléchi et planifié à l’avance », dit-il. « Chaque commerce doit avoir sa propre âme et apporter une valeur ajoutée au marché ».

Sans cela, et sans une identité forte pour chaque emplacement, la concurrence peut tout simplement être trop forte pour que les gens s’intéressent à votre nouveau magasin.

homme travaillant dans un café

Standardisez vos systèmes

Lorsque vous gérez une seule entreprise d’hôtellerie indépendante, il peut être simple d’avoir une procédure unique et non documentée pour chaque système ou processus. Bien que pratique, cette solution n’est pas évolutive.

Jackie Tran est le propriétaire du café Mazelab à Prague, en République tchèque. Pour lui, le fait de disposer de systèmes communs à l’ensemble du personnel sur tous les sites permet de maintenir le bon fonctionnement.

« La clé du succès est de s’assurer que vous avez un personnel de haute qualité et une équipe qui peut travailler ensemble comme un seul homme », explique-t-il. « Une fois que vous avez cela, créez un système évolutif et durable au sein de l’équipe qui leur permet de se coordonner, de prendre le contrôle et de travailler efficacement. »

En rendant ces meilleures pratiques plus accessibles, vous pouvez améliorer la qualité plus tôt dans le parcours de chaque emplacement individuel, et fournir plus de valeur aux parties prenantes.

Dans le livre de James Hoffmann Le meilleur de Jimseven il explique comment il regrette de ne pas avoir établi de normes dès le départ.

« Prendre de bonnes habitudes dès le début et mettre en place de meilleurs systèmes dès le départ nous aurait permis d’aller beaucoup plus loin et plus rapidement », dit-il.

La standardisation des systèmes ne doit pas non plus être aussi intimidante qu’elle peut paraître. Par exemple, il peut être aussi simple que de mettre par écrit un processus commun de composition du numéro de téléphone qui sera partagé avec les stagiaires. Souvent, les baristas se l’apprennent mutuellement, mais les gens oublient des étapes et, au fil du temps, le processus change, que vous le vouliez ou non.

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La composition du numéro n’est qu’un exemple ; il existe de nombreux domaines dans lesquels vous pouvez enregistrer vos processus. En fin de compte, avec le temps, avec un cadre clair pour la plupart de leurs tâches quotidiennes, les baristas devraient apprendre beaucoup plus rapidement, ce qui aidera votre établissement à fonctionner plus efficacement et sans heurts.

Si vous faites également de la torréfaction sur votre nouveau site, le développement de bons systèmes devient encore plus important.

« Nous n’avions pas prévu comment stocker les grains, où les stocker, les erreurs de torréfaction, et toutes les autres étapes à apprendre », admet José. « Nous avons dû repartir de zéro sur quelque chose que nous ne connaissions pas ».

La réalité est que ces systèmes et normes sont beaucoup plus difficiles à mettre en œuvre une fois que votre entreprise est déjà établie. Prendre de l’avance est vital.

emplacement du café kofra

Emplacement, emplacement, emplacement

Il est de notoriété publique que l’emplacement est un facteur clé pour l’ouverture et la gestion d’un nouveau café. Mais même avec cette connaissance, choisir un nouvel emplacement peut être difficile.

Il y a un certain nombre d’éléments à prendre en compte lors du choix d’un nouvel emplacement. Pour commencer, ouvrir des magasins aux deux extrémités d’une ville peut poser plusieurs problèmes logistiques.

Pendant les premiers jours de votre nouvel emplacement, l’entreprise bénéficiera certainement de la proximité d’une ou plusieurs succursales existantes. Par exemple, le personnel doit pouvoir se déplacer facilement entre les magasins pour assurer les quarts de travail et la formation.

En plus de faciliter les livraisons à destination et en provenance de votre magasin, les clients pourraient commencer à associer une certaine zone à votre marque, ce qui vous donnerait un avantage sur vos concurrents.

Cependant, tous les problèmes ne sont pas faciles à résoudre. Même les professionnels du café les plus expérimentés ont des difficultés avec cette étape du processus.

Par exemple, dans son livre Ce que je sais sur la gestion des cafésLe champion irlandais de barista Colin Harmon suggère que le choix d’un emplacement est le problème qu’il trouve le plus difficile à résoudre. « le plus difficile à conseiller ».

En fin de compte, il s’agit de trouver le bon équilibre entre le rapport qualité-prix et un emplacement très fréquenté. C’est peut-être la raison pour laquelle de nombreux propriétaires d’entreprises passent beaucoup de temps à se faire une idée du nombre de personnes qui traversent une zone avant de faire le grand saut.

En réalité, ce n’est que le jour de l’ouverture qu’un propriétaire commencera à vraiment comprendre sa clientèle et à avoir une idée de ce que seront les choses à long terme. En outre, José pense qu’il faut trouver le juste milieu entre le maintien de l’identité de la marque existante et la création d’une identité propre au nouveau site.

« Un site ne peut pas être identique à l’autre », dit José. « Il y a des publics différents pour chaque boutique. Nous essayons toujours de profiler le public que nous recherchons, puis nous allons ouvrir et essayer de l’atteindre. »

C’est peut-être cette compréhension qui peut contribuer à donner à une nouvelle boutique de café spécialisé ses bases sur un marché difficile. Contrairement à une grande chaîne de cafés commerciaux, une marque indépendante ne peut pas compter sur de gros volumes ou d’énormes campagnes de marketing pour générer des revenus.

Le conseil de José aux marques qui prévoient d’étendre leur chaîne est de se démarquer par la marque et la qualité.

« Obtenez une identité reconnaissable non seulement du point de vue de la marque, mais aussi en ce qui concerne le service », suggère-t-il. « N’oubliez pas que vous êtes dans l’industrie des services, plutôt que dans celle des cafés spécialisés. »

En fin de compte, ce sera la combinaison d’un excellent service et de produits de haute qualité qui aidera votre café à devenir populaire.

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Après avoir initialement rencontré des problèmes pour ouvrir sa deuxième boutique, José dit avoir trouvé le succès avec cette stratégie, et note que les sites de ses cafés « de quartier » sont devenus des plaques tournantes pour leurs communautés locales respectives.

barista dans un café

Les gens avant les profits

Le bon personnel vous sera d’un grand secours lorsque vous exploitez plusieurs sites différents. Par exemple, votre directeur ou votre chef barista jouera un rôle incroyablement important dans l’établissement de la cohérence et de la responsabilité sur plusieurs sites.

N’oubliez pas que vous ne pouvez pas être à deux endroits à la fois. Vous devez faire appel à des leaders en qui vous pouvez avoir confiance si vous voulez réussir à vous étendre.

De nombreuses entreprises bénéficient également de l’établissement d’une culture d’entreprise positive et claire. Bien que ce ne soit pas nécessairement l’élément le plus visible de votre entreprise, il est peu probable que votre personnel veuille rester avec vous à long terme sans cela.

Ce n’est pas tant ce qui est fait qui importe ici, mais la manière dont cela est fait. Essentiellement, cela signifie que les petites choses peuvent faire beaucoup pour bâtir une équipe qui valorise son travail. Après tout, vous voulez des employés qui aiment venir travailler tous les jours.

Une façon d’y parvenir est d’utiliser la technologie pour aider l’équipe à communiquer plus efficacement. Si vous en avez la possibilité, vous pouvez également utiliser des outils d’équipe tels que Slack ou Todoist, qui peuvent connecter différentes équipes, facilitant ainsi la délégation des tâches et le partage des mises à jour.

« Nous avons décidé d’avoir un seul canal de communication que nous utilisons dans le cadre d’une routine quotidienne », explique Jackie. « Certains pourraient dire que nous sommes en contact 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, puisque nous sommes effectivement en ligne en permanence. »

Cela peut contribuer grandement à résoudre les problèmes quotidiens fréquents, tout en aidant le propriétaire à se concentrer sur les questions plus urgentes.

personnel et clients d'un café

Recrutement efficace &amp ; formation

La formation est un autre domaine d’intérêt important. Il est essentiel de veiller à ce que vos employés se sentent correctement équipés pour accomplir leurs tâches.

Selon José, il est judicieux de disposer d’un système clairement structuré pour intégrer les nouveaux membres de l’équipe.

« Nous allouons entre 180 et 200 heures de formation individuelle avant que le personnel n’arrive sur le terrain », explique-t-il. « Nous avons connu une croissance régulière mais durable, car pour nous, la clé a été la formation de notre personnel. »

Bien que cette approche puisse sembler gênante pour certains, l’effort supplémentaire fourni au cours des premières étapes peut porter ses fruits plus tard.

Aujourd’hui, plus que jamais, il est prudent de se demander si la personne que vous embauchez convient à l’entreprise dans son ensemble. Posez-vous les questions suivantes : ont-ils des valeurs similaires ? Ne serait-elle pas mieux placée dans un autre rôle ? Quels sont leurs objectifs pour l’avenir ?

« On peut toujours vous apprendre à servir du café, du vin et de la bière, mais on ne peut pas vous apprendre à être gentil », conclut José.

machine a espresso

Il est clair qu’une planification minutieuse et l’attention portée aux détails peuvent vous éviter bien des maux de tête à long terme lorsque vous vous lancez dans la vente de café. Cependant, il ne faut pas oublier qu’un café spécialisé est avant tout une affaire de service, ce qui rend l’élément humain tout aussi important.

Pour gérer efficacement plusieurs sites de cafés, il faut trouver un équilibre entre les systèmes qui maintiennent les choses en place et l’élément humain qui fait revenir les clients. Lorsque vous aurez trouvé cet équilibre, votre exploitation n’en sera que plus forte.

Vous avez aimé cet article ? Alors, regardez ces conseils pour améliorer l’efficacité financière de votre café.

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Marion Dutille

Ancienne commerciale dans le secteur du Café, notamment pour l'entreprise Lavazza. J'étais alors en charge de la commercialisation des cafetières de la marque au sein des professionnels.
Aujourd'hui reconvertie dans le content éditorial sur internet !

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